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07.02.2014Adeline Thomas, Claire Fougea, Marion Brière Ségala, Morgane Mondolfo

Droit du travail – Brève juridique – 15 janvier 2014

Délais de consultation du Comité d’entreprise et base de données économiques et sociales

Objet : Publication du Décret n°2013-1305 du 27 décembre 2013 mettant en œuvre les dispositions de l’article 8 de la loi du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi

Depuis la publication de la loi relative a la sécurisation de l’emploi, nous attendions avec impatience le décret qui devait fixer les nouvelles modalités de consultation du CE, notamment en limitant – enfin – la durée de cette consultation.

Ce décret est paru au Journal officiel du 31 décembre dernier et est entré en vigueur le lendemain de sa publication, soit le 1er janvier 2014.

Il concerne les délais de consultation du CE mais aussi la mise en place de la base de données à disposition des IRP et des DS, notamment pour les besoins de la nouvelle consultation du CE qui s’impose désormais annuellement à l’employeur sur les orientations stratégiques de l’entreprise. La mise en place de cette base de données et cette nouvelle consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise imposent à l’employeur  des obligations particulièrement lourdes. Il nous paraissait nécessaire que vous puissiez anticiper leur mise en œuvre.

Le décret a donc deux objets :

  1. Limiter les délais de consultation du CE :
    • en fixant des délais au-delà desquels le Comité d’entreprise, s’il n’a pas rendu d’avis, sera réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif
    • en fixant des délais aux experts de CE pour rendre leur rapport, lorsqu’ils sont saisis dans les cas suivants :
      • l’examen par le CE des orientations stratégiques de l’entreprise,
      • en cas d’opération de concentration,
      • et pour les entreprises d’au moins trois cents salariés, à l’occasion de tout projet important d’introduction de nouvelles technologies, lorsque celles-ci sont susceptibles d’avoir des conséquences sur l’emploi, la qualification, la rémunération, la formation ou les conditions de travail ; et lorsque l’employeur envisage de mettre en œuvre des mutations technologiques importantes et rapides (articles L. 2323-13 et L. 2323-14 du code du travail.).
  2. Définir le contenu de la base de données économiques et sociales qui, dans les entreprises de 50 salariés et plus, devra être mise en place à compter du 14 juin 2014 dans les entreprises de 300 salariés et plus et à compter du 14 juin 2015 dans celles de moins de 300 salariés. Cette base de donnée devra être tenue à disposition de l’ensemble des représentants du personnel (membres du CE, du CCE, DS, RSS, membres du CHSCT), notamment pour les besoins d’une nouvelle consultation du CE qui s’impose désormais annuellement à l’employeur sur les orientations stratégiques de l’entreprise.

Pour mémoire, la loi de sécurisation de l’emploi a crée une nouvelle obligation de consultation annuelle du CE sur les orientations stratégiques de l’entreprise, définies par l’organe chargé de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise, et sur leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages. L’avis du CE est transmis à l’organe chargé de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise, qui formule une réponse argumentée. Le comité en reçoit communication et peut y répondre. La base de données économiques et sociales mentionnée à l’article L. 2323-7-2 est le support de préparation de cette consultation pour laquelle le comité d’entreprise peut se faire assister par un expert,  au financement duquel il contribue à hauteur de 20 %, dans la limite du tiers de son budget annuel.

Délais de consultation du Comité d’entreprise

Délais de consultation maximum du Comité d’entreprise : 1 mois, avec un allongement de ce délai dans les cas suivants :

  • 2 mois en cas d’intervention d’un expert ;
  • 3 mois en cas de saisine d’un ou plusieurs CHSCT ;
  • 4 mois si une instance de coordination des CHSCT a été mise en place.

Ces délais maximum s’appliqueront à défaut d’accord entre l’employeur et le Comité d’entreprise prévoyant des délais dérogatoires (plus courts – dans la limite de 15 jours minimum – ou plus longs).

Nos observations : il peut être de l’intérêt de l’employeur d’envisager des délais plus courts pour des thèmes récurrents eu égard à l’activité de l’entreprise.

Attention : ces délais maximum s’appliquent sauf dans les cas où la loi a fixé des délais maximum spécifiques, comme c’est le cas par exemple en cas de projet de compression des effectifs.

Ces délais courent à compter de la communication par l’employeur au CE des informations nécessaires à la consultation. Cette communication peut se faire par mise à disposition par l’employeur de ces informations dans la base de données économiques et sociales.

Nos observations : La question sera alors de déterminer si l’information communiquée sera suffisante pour faire courir les délais de consultation.

Dans l’hypothèse où le Comité d’entreprise n’aurait pas donné d’avis avant l’expiration des délais applicables, le Comité d’entreprise sera réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

Ces délais étant des délais maximum, rien n’empêche le CE, s’il s’estime suffisamment informé, de rendre un avis (favorable ou défavorable) avant l’expiration du délai.

L’avis du ou des CHSCT devra quant à lui être transmis au CE au plus tard 7 jours avant l’expiration des délais ci-dessus.

Délais d’expertise

Le décret fixe les délais suivants :

tableau

Base de données économique et sociales

En synthèse :

  • Qui est concerné ? Toutes les entreprises de plus de 50 salariés.
  • Pour quand ? La base de données économiques et sociales doit être mise en place :
    • à compter du 14 juin 2014 dans les entreprises de 300 salariés et plus
    • à compter du 14 juin 2015 dans celles de moins de 300 salariés.
  • A destination de qui ?

La base de données est tenue à la disposition des :

    • membres du Comité d’entreprise, ou à défaut de CE alors même que celui serait obligatoire, les délégués du personnel,
    • membres du Comité central d’entreprise,
    • membres du Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail,
    • Délégués syndicaux.
  • Quelle confidentialité ? Le décret rappelle la stricte obligation de confidentialité à laquelle les représentants du personnel doivent se tenir, s’agissant de la mise à disposition de données sensibles et stratégiques pour l’entreprise.

Il précise que l’employeur doit expressément identifier dans la base de données les informations ayant un caractère confidentiel ainsi que la durée de ce caractère confidentiel.

Nos observations : Cette précision laisse à penser que la confidentialité des informations communiquées dans la base ne se présume pas.

Par mesure de sécurité, il nous parait donc utile d’identifier comme confidentielles toutes les informations qui ne figurent pas dans les comptes déposés et qui sont communiquées dans la base de données.

  • Quelle organisation et quel contenu pour la base de données ? Le contenu de la base de données diffère en fonction de l’effectif de la société concernée (plus ou moins de 300 salariés).
Les informations figurant dans la base de données doivent porter :

–          sur l’année en cours,

–          sur les deux années précédentes et,

–          sur les prévisions pour les trois années suivantes.

Toutefois, au titre de l’année 2014 pour les entreprises d’au moins 300 salariés et de l’année 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés, les entreprises ne sont pas tenues d’intégrer dans la base de données les informations relatives aux 2 années précédentes.

Les éléments d’information contenus dans les rapports et informations transmis de manière récurrente au Comité d’entreprise doivent quant à eux être mis à la disposition de ses membres dans la base de données au plus tard le 31 décembre 2016.

Ces informations doivent être présentées sous forme de données chiffrées ou à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances. L’employeur devant indiquer, pour ces années, les informations qui, eu égard à leur nature ou aux circonstances, ne peuvent pas faire l’objet de données chiffrées ou de grandes tendances, et les raisons qui le justifient. (Article R.2323-1-5)
La base de données doit contenir une présentation de la situation de l’entreprise, notamment le chiffre d’affaires, la valeur ajoutée, le résultat d’exploitation et le résultat net et rassembler les informations suivantes (les informations en rouge n’étant dues que pour les entreprises de 300 salariés et plus) (articles R.2323-1-3 et R.2323-1-4 du code du travail) :
A.-Investissements :

1° Investissement social :

a) Evolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté ;

b) Evolution des emplois par catégorie professionnelle ;

c) Situation en matière d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et mesures prises en ce sens ;

d) Evolution de l’emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer ;

e) Evolution du nombre de stagiaires ;

f) Formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés ;

g) Conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail, exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité, accidents du travail, maladies professionnelles, absentéisme, dépenses en matière de sécurité ;

2° Investissement matériel et immatériel :

a) Evolution des actifs nets d’amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations) ;

b) Le cas échéant, dépenses de recherche et développement ;

3° Pour les entreprises soumises aux dispositions du cinquième alinéa de l’article L. 225-102-1 du code de commerce [les sociétés anonymes], informations environnementales présentées en application de cet alinéa et mentionnées au 2° du I de l’article R. 225-105-1 de ce code.

Nos observations : Il s’agit de l’obligation faite à ces sociétés de faire figurer, dans le rapport présenté par le conseil d’administration ou le directoire à l’AG, les informations sur la manière dont la société prend en compte les conséquences sociales et environnementales de son activité ainsi que sur ses engagements sociétaux en faveur du développement durable et en faveur de la lutte contre les discriminations et de la promotion des diversités.

 

B.-Fonds propres, endettement et impôts :

1° Capitaux propres de l’entreprise ;

2° Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières ;

3° Impôts et taxes.

C.-Rémunération des salariés et dirigeants, dans l’ensemble de leurs éléments :

1° Evolution des rémunérations salariales ;

a)     Frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle ;

b)     Pour les entreprises soumises aux dispositions de l’article L. 225-115 du code de commerce, montant global des rémunérations mentionnées au 4° de cet article ; (Nos observations : il s’agir du montant global, certifié exact par les commissaires aux comptes, des rémunérations versées aux personnes les mieux rémunérées, le nombre de ces personnes étant de dix ou de cinq selon que l’effectif du personnel excède ou non deux cents salariés) ;

2° Epargne salariale : intéressement, participation ;

3° Rémunérations accessoires : primes par sexe et par catégorie professionnelle, avantages en nature, régimes de prévoyance et de retraite complémentaire ;

4° Rémunérations des dirigeants mandataires sociaux telles que présentées dans le rapport de gestion en application des trois premiers alinéas de l’article L. 225-102-1 du code de commerce, pour les entreprises soumises à l’obligation de présenter le rapport visé à l’article L. 225-102 du même code. (Nos observations : il s’agit de la rémunération totale et des avantages de toute nature versés, durant l’exercice, à chaque mandataire social, y compris sous forme d’attribution de titres de capital, de titres de créances ou de titres donnant accès au capital etc …  ainsi que des engagements de toutes natures, pris par la société au bénéfice de ses mandataires sociaux, correspondant à des éléments de rémunération, des indemnités ou des avantages dus ou susceptibles d’être dus à raison de la prise, de la cessation ou du changement de ces fonctions ou postérieurement à celles-ci.)

D.-Activités sociales et culturelles :

1° Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise ;

2° Dépenses directement supportées par l’entreprise ;

3° Mécénat.

E.-Rémunération des financeurs, en dehors des éléments mentionnés au B :

1° Rémunération des actionnaires (revenus distribués) ;

2° Rémunération de l’actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l’épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus).

F.-Flux financiers à destination de l’entreprise :

1° Aides publiques ;

2° Réductions d’impôts ;

3° Exonérations et réductions de cotisations sociales ;

4° Crédits d’impôts ;

5° Mécénat.

G.-Sous-traitance :

1° Sous-traitance utilisée par l’entreprise ;

2° Sous-traitance réalisée par l’entreprise.

H.-Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe :

1° Transferts de capitaux tels qu’ils figurent dans les comptes individuels des sociétés du groupe lorsqu’ils présentent une importance significative ;

2° Cessions, fusions, et acquisitions réalisées.

  • Quelle mise en place et quelles modalités de fonctionnement ?
  •  La base de données est constituée au niveau de l’entreprise.
  • Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour par l’employeur.
  • L’employeur informe les IRP / DS de l’actualisation de la base de données selon des modalités qu’il détermine et fixe les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base.
  • Le support de la base de données peut être informatique ou papier.
  • Et au niveau du Groupe ?

Le code du travail prévoit qu’une convention ou un accord de groupe peut prévoir la constitution d’une base de données au niveau du groupe.

La convention ou l’accord détermine dans ce cas notamment les personnes ayant accès à cette base ainsi que les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de cette base.

Cette base de données au niveau du groupe ne libère pas l’employeur de l’obligation de mettre en place une base de données au niveau de l’entreprise.

  •  Quelles sont les conséquences en cas de non respect de ces nouvelles obligations ?

Le Décret pris en Conseil d’état et le code du travail ne prévoient pas de sanctions particulières en cas de non respect de ces nouvelles obligations.

Nos observations : qu’il s’agisse des délais de consultation du CE ou de la base de données économiques et sociales, la société qui ne respecte pas ses obligations commet un délit d’entrave.  Les représentants du personnel pourraient en effet soutenir que l’absence d’informations / l’absence de respect des délais de consultation fixés par la loi porte atteinte à l’exercice de leurs missions.

En outre, tout avis émis ou toute délibération / consultation du CE serait susceptible d’être invalidé, le CE ne bénéficiant pas du niveau d’information nécessaire.

Pour mémoire, les sanctions (maximales) en cas de délit d’entrave sont un an d’emprisonnement et 3.750 euros d’amende, ainsi que l’éventuelle suspension des projets / consultations en cours si les informations figurant dans la base de données ne sont pas fournies et sont jugées nécessaires au Comité d’entreprise / Délégués du personnel pour formuler un avis dans le cadre d’un contentieux.

Claire Fougea – Marion Brière Ségala – Morgane Mondolfo – Adeline Thomas